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Kunde | Die Aachener regio iT GmbH ist spezialisiert auf IT-Dienstleistungen. Unter anderem begleitet das Unternehmen Städte, Kommunen und Gemeinden auf dem Weg zur bürgernahen und serviceorientierten Verwaltung und bietet ihnen mit dem Clouddienst „Serviceportal“ eine zentrale Digitalisierungs-Plattform.

Aufgabe | Jährlich lädt die regio iT die Nutzer*innen von „Serviceportal“ zum Anwendertreffen ein, um Neuerungen zu präsentieren, sich über realisierte Möglichkeiten des Clouddienstes auszutauschen und sich zu vernetzen. Dieses Event musste pandemiebedingt in ein digitales Format übertragen werden. Als jahrelanger Begleiter für die Markenauftritte des Unternehmens kennen wir die Bedürfnisse unseres Kunden sehr genau und nahmen uns der Aufgabe mit unseren Partnern gerne an.

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Konzept | Grundvoraussetzung für regio iT-Events ist eine lockere und professionelle Atmosphäre. Diese haben wir in das digitale Format übertragen. Um den gewohnt vertrauten Rahmen der Veranstaltung authentisch zu vermitteln, entschieden wir uns gemeinsam mit unserem Kunden für ein Hybrid-Event. Die moderierten Vorträge finden im Studio statt, während die Teilnehmer*innen die Veranstaltung online verfolgen.

Location | Für das Event ­wünschte sich regio iT ihren Workshop- und Eventraum „Geistesblitz“ in Düren als Studio. Dieser Raum passt ideal, da er seinem Zweck als Kreativraum für neue Ideen im übertragenen Sinne auch für das neue digitale Format gerecht wird. Geeignete Räumlichkeiten sind für ein Livestream-Studio essenziell.

Workshop- und Eventraum „Geistesblitz“ in Düren als Studio

Umsetzung | In einem Bereich des „Geistesblitz“-Studios wird eine Kulisse aufgebaut, in der die Moderation der Veranstaltung stattfindet. Dies ist die „Bühne“ des Livestreams. Um perfekte Belichtung und Tontechnik sicherzustellen, wurde ein Traversengestell aufgebaut. So bleibt die Baustruktur der Raumarchitektur unversehrt. Als Kulisse des Livestreams dienen zwei hinterleuchtete Wände im Winkel. Eine Theke mit Stehtischelement komplettiert den Moderationsbereich. Die Medientechnik inklusiv Team befinden sich im restlichen Raum. Im Vergleich zur Kulisse haben diese den größeren Platzbedarf.

Entwurf zur Integration des Livestream-Studios in die Raumarchitektur

Übertragung | Ein Moderator begleitet die vortragenden Gäste durch die Live-Übertragung. Auf diese Szene sind die Kameras ausgerichtet. Es wird mit ausgesuchten Kameraeinstellungen gearbeitet, die abwechselnd Moderator oder/und Referent*in in den Fokus setzen. Als kleines Gimmick wird den Teilnehmenden in den Pausen ein Blick aus der Vogelperspektive „hinter die Kulissen“ gewährt.

Pausen-Einspieler mit Blick "hinter die Kulissen"

Layout | Die Livestream-Oberfläche ist reduziert und besteht neben Begrüßungs- und Verabschiedungsfolien aus Grafik-Overlays wie die Veranstalter-Logos und die Vorstellung der Redner*innen. Während der eingespielten Präsentationen wechselt die Ansicht. Die Präsentationen werden groß gezeigt, die Vortragenden sind weiterhin in einem verkleinerten Fenster zu sehen. Während der Liveübertragung haben die Teilnehmer*innen die Möglichkeit mitzuwirken. Dazu gibt es für sie rechts ein Chatfenster, in dem sie Fragen stellen können.

Das Team | Die Vorbereitung und Durchführung unserer Hybrid-Events erfordern den Einsatz verschiedenster Disziplinen, wie z.B. Medientechnik oder Regie. Eine intensive Abstimmung zwischen uns, dem Kunden und einem Team aus verlässlichen Partnerunternehmen führt zum Erfolg. Dies gilt auch für den regio iT-Livestream mit folgenden Verantwortungsbereichen:

MeRaum | Konzept, Organisation, Kulissenbau, Standby

Unsere Partner:
KKC Kettner Konzept | Regie, Medientechnik, Schnitt, Streaming
NECK + HEYN Werbeagentur | Grafikdesign

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